Tietosuojaseloste: Pilke Päiväkodit Oy (y-tunnus 1840113-6)
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Pilke päiväkodit Oy ja sen tytäryhtiöt
Y-tunnus 1840113-6
hr@pilkepaivakodit.fi
Sturenkatu 21 00510 Helsinki
Tietosuojavastaava
Mira Tuohenmaa-Virtanen
050 540 0267
mira.tuohenmaa-virtanen@pilkepaivakodit.fi
Sturenkatu 21 00510 Helsinki
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja käsitellään Pilke päiväkodit Oy:n rekrytointiprosessien yhteydessä ja sen suorittamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tarpeeseen ja pyrkimykseen toteuttaa rekrytointiprosessi mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti.
Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Pilke päiväkodit Oy:n rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöstöhallinnon työntekijät sekä rekrytoivat esihenkilöt. Lisäksi tietoja saattavat käsitellä henkilötietojen käsittelijänä toimivat tahot, jotka tarjoavat IT-palveluita, joiden yhteydessä tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja käsitellään osana kyseisten palveluiden tuottamista.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja säilytetään pääasiallisesti EU-alueella.
Sähköpostin välitystä varten sähköpostiosoite siirretään salattuna Sendgrid Inc. -palvelimille, joka noudattaa EU-U.S. Privacy Shield -järjestelyjen periaatteita ja säilyttää niitä maksimissaan 60 vuorokautta.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin taikka Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.
Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet
Rekrytointiprosessissa käsiteltävät henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään taikka tämän suostumuksella muista lähteistä.
Rekrytointiprossin yhteydessä kerättäviä työnhakijaa koskevia henkilötietoja ovat:
- Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
- Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
- Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva)
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot
- Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
Tietojen säilytys
Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
Henkilötietoaja säilytetään 24 kuukautta hetkestä, jolloin työnhakija on jättänyt työhakemuksensa.
Tietojen suojaus ja tietoturvatoimenpiteet
Pilke päiväkodit Oy huolehtii palveluidensa tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Sisäisiä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevia Pilke päiväkodit Oy:n ohjeistuksia toteutetaan muun muassa ennakoivan riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuoja- ja tietoturva tuotteiden ja palveluiden suunnittelussa sekä kouluttamalla henkilöstöä. Lisäksi Pilke päiväkodit Oy työskentelee jatkuvasti sisäänrakennetun tietosuojan ja oletusarvoisen tietosuojan toteuttamiseksi liiketoiminnassaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, voi rekisteröity osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.
Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.
Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi: Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:
mira.tuohenmaa-virtanen@pilkepaivakodit.fi